同窓会の個人情報保護について

玉川学園同窓会は、４月からの個人情報保護法施行に伴い、個人情報保護ガイドラインを制定し、適切な個人情報の管理･取り扱いを行ってまいります。つきましては、同窓生の皆様には内容をご覧いただき、ご確認をお願いいたします。
＊同窓会は、会報等一括発送の際に会員の個人情報を、個人情報を適正に取り扱っていると認められる発送事業者に委託する場合があります。
＊同窓会の行う個人情報収集に応じるか否かは、同窓生の任意です。
＊個人情報をお知らせいただかない場合、会報や案内、クラス会等通知がお手元に届かない場合があります。
＊同窓会では、入会金等の二重請求を防ぐために、下記のガイドライン以外に、玉川学園内部での進学かどうかの情報を収集する場合があります。
　本件についてのお問い合わせは、玉川学園同窓会事務局(042-739-8960)までお願いいたします。

玉川学園同窓会個人情報保護に関するガイドライン

玉川学園同窓会(以下「同窓会」という)は、同窓会が収集･管理する同窓会員の個人情報に関して、同窓会員のプライバシー保護と情報の適正管理･利用のため、「玉川学園同窓会個人情報保護に関するガイドライン」を定めます。

１．個人情報の定義
（１）同窓会における個人情報とは、同窓会員の個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述、または個人別に付けられた番号、記号その他の符号、画像もしくは音声によって当該個人を識別できるもの、または、当該情報だけでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できるものです。
（２）同窓会員とは、同窓会正会員（学校法人玉川学園が設置する学校の卒業者および入会希望の中退者）と同窓会特別会員（学校法人玉川学園が設置する学校の教職員および同窓会理事会から推薦された者）のことです。

２．個人情報の収集
（１）同窓会は次の目的のために、同窓生より同窓会入会時に個人情報を収集します。
1.同窓会報や会費納入通知等連絡文書の送付
　2.支部会・クラス会・同期会・OB・OG会・職域団体の会などの、同窓会員同士の親睦や交流を図る会の開催・運営のための、支部長や支部会役員、幹事同窓会員への情報提供
　3.在学生の就職活動でのOB・OG照会等の必要により学校法人玉川学園から要請があった場合の情報提供、通知発送用宛名ラベル提供
　4.同窓会報製作など、同窓会広報活動に関する会員との連絡
　5.ホームカミングデーなど、同窓会各種行事・事業開催に関する会員との連絡
6.同窓会役員や支部長などの名簿製作
（２）同窓会が前項の目的のために収集する個人情報は次の内容です。
1.氏名　2.性別　3.生年月日　4.卒業学部・学科・組・ゼミ・研究室　5.卒業年度・月　6.郵便番号･住所　7.電話番号　8.Emailアドレス　9.就職内定先企業名・電話番号　10.在学中に所属した課外活動クラブ名
（３）個人情報の収集にあたり、同窓会は同窓生に対し次の点について通知し同意を得ることになっています。
1.個人情報に関する同窓会の運用管理者および個人情報保護相談窓口の連絡先
2.個人情報の収集目的
　3.個人情報の提供を行うことが予定されている場合には、その目的、当該情報の受領者または受領者の組織の種類、属性及び個人情報取り扱いに関する契約の有無
　　4.個人情報の預託を行うことが予定される場合には、その旨の説明
　　5.同窓生が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に、当該同窓生に生じる結果
　6.同窓会員の権利（情報開示請求と情報修正およびその具体的方法）
（４）前項に関する通知の方法は、書面またはホームページ、電子メール等を利用した方法とし、本人宛に直接通知することを原則とします。
（５）個人情報収集に対する同意の取得は、同窓生の署名捺印、口頭による回答など明示的な方法によることを原則とします。
ただし、次の場合は当該行為の手続きにおいて、反対の意思を表明しない等の黙示的な方法による意思表示を含めます。
1.同窓生がすでに必要な事項の通知を受けていることが明白である場合
2.同窓会報や掲示等により必要事項を告知できる場合
（６）情報収集の対象となる同窓生が18歳未満の場合は、保護者の同意を得ることになっています。
（７）特別会員としての同窓会入会については、玉川学園教職員(学校法人玉川学園が設置する学校の卒業者を除く)の場合は採用時に関係部を通して該当者に通知し、同意を得ます。同窓会理事会による推薦者については、理事会において承認されたのちに本人の同意を得ます。

３．個人情報の管理
　 同窓会事務局に個人情報運用管理者（同窓会事務局長）を設け、個人情報の安全で適正な管理･運用を図り、個人情報への不正アクセスや漏洩･改ざん・滅失を防止するための適切な保護体制を整備します。

４．個人情報の利用および提供
（１）個人情報の利用および提供は収集目的の範囲で行います。
（２）個人情報の提供は、該当する同窓会員の同意が得られた場合に限ります。
ただし、法規に基づく場合や、同窓会員や公衆の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合、同窓会は当該同窓会員の同意を必要とせずに個人情報を提供することがあります。
（３）個人情報の提供にあたり、個人情報運用管理者は安全性を考慮した授受を行います。

５．個人情報の開示
（１）同窓会は、同窓会員から本人に関する個人情報の開示請求があった場合には、本人確認のうえ速やかにこれに応じます。
（２）情報開示の方法は書面によるものとしますが、開示請求者と同窓会の双方が同意した場合はその同意された方法によることができます。
（３）開示の結果、事実と異なる情報があった場合は、同窓会員は当該情報の訂正を同窓会に請求できます。
（４）本人以外からの請求であっても、次の場合には、同窓会は個人情報運用管理者の判断により個人情報を開示することがあります。
1.本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
2.同窓会業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
3.親権者や法定代理人等による開示請求の場合
4.他の法令に違反することとなる場合
（５）18歳未満の同窓会員の個人情報開示については、保護者からの請求により対応します。

６．個人情報の削除
同窓会員本人より脱会の申し出があった場合は、当該会員に関する個人情報を入会会員情報より削除します。

７．個人情報保護相談窓口・連絡先
玉川学園同窓会事務局
〒194-8610　東京都町田市玉川学園6-1-1
電 話：042-739-8960/8961(FAX)　　E-mail:dosokai@tamagawa.ac.jp